私人工作法

释放双眼,带上耳机,听听看~!

适合自己的才是最好的

——写在学习及探索一些工作方法之后

我从上初中开始写生活计划,主要是生活费用支出,很原始。高中之后开始写一些学习计划,也就是简单粗暴的条款。上大学接触了一些方法,写计划和学习管理得以优化。上班之后,我将自己沉淀的方法用于工作,对工作效率有一定提升。但是喜欢尝试的我还是不满足,开始在最近两年学习一些工作方法和理念,这其中包括番茄工作法、子弹笔记法、极简主义、断舍离等等。当然真正去实践才会发现并没有可以完全复制的方法,比如番茄工作法的记录与分析是一个相对复杂的过程,这块的投入对于我来说目前没有到重要且紧急的程度;子弹笔记法的“未来记录”对于我来说过于空洞并不适用;而极简主义及断舍离给我更多的在繁杂的工作中找到重点的思路。经过吸收和改进,我得到属于自己的工作方法,今天就分享给大家。

私人工作法

首先介绍我借鉴的一些理论:第一是来自《番茄工作法图解》,主要是提倡专注,进行时间分块;第二是来自《子弹笔记》,主要是笔记方法的优化;第三是来自《极简主义》和《断舍离》,主要是对工作环境及工作项的管理。

私人工作法

其次介绍我日常用到的工具:一个笔记本(常用的都可以),日常用笔和彩色笔(我有一只四色的圆珠笔,其实没有彩色笔也没有关系,只是有色彩刺激会更好),日历(最好是留白比较多的那种),纸条(我喜欢用废旧的打印纸而不是专用便签,A4纸裁需要的大小,节约又环保),这里推荐大家下载一个专注力APP,我用的是潮汐,不用付费,当然也可以使用手机计时器。以上工具几乎每个工作者都能拥有,不用专门购买。

然后,我将结合我一天的工作,介绍自己的工作方法:

一、 日工作便签:纸条分左右两个象限,确认工作笔记本上的工作项,把需要今天完成的项目誊写到纸条左象限。评估工作项,将项目以25分钟一块分解整合,根据工作紧急重要程度,决定顺序。这里需要考虑上午尽量完成一些烧脑的工作,下午做一些程序化的工作,在午饭前后下班前完成一些零碎的工作。提醒一下,工作安排需要考虑当天需要参加的会议、培训等已规划时间。

二、    工作记录:启动专注周期,完成便签上的工作。我用的是潮汐APP,25分钟为一小节(它也可以调整专注周期),还有一些白噪声可以帮助排除周围的干扰。25分钟完成后休息5分钟,可以上厕所、喝水或者起来走一走。完成一项工作我喜欢用绿色记号笔划掉,从视觉上给予满足感。

三、    细节处理:

(1)   工作周期处理:大多数时候我们并不能在一个专注周期完成一项工作,如果你并不想严格要求自己的工作周期,可以选择继续完成后休息;我个人喜欢分段完成,这样可以休息调整一下。有时候一个时间周期完成一项工作还剩一点点时间,你可以选择临时做一些调整,将一些回复邮件或者查阅资料的碎片工作放进来,这里可以慢慢调整适应。

(2)   外部干扰和临时中断:我认为番茄工作法中对中断的处理不太适用于中国的工作环境,例如我在国企,如果对一位搭讪的老同事说:“抱歉,我有点忙,可以等一会聊吗?”也许会被认为是一个高傲的人,所以面对外部干扰我们可以分情况而定。针对必要的回应,例如领导的临时召唤、老同事的谈心邀请、紧急任务,你可以判断为必要中断。没有必要觉得愧疚或者对打乱节奏而丧气,你可以给自己定一个目标:XX分钟回归。例如领导汇报预计30分钟,我想你一定不会花25分钟去汇报;例如和老同事谈心预计30分钟,你可以在20分钟左右时,做一些结束的引导,例如询问老同事是否需要看一下邮件之类的。当然对有些干扰是可以选择拒绝的,例如相处融洽的同事的一些并不紧急的咨询(因为拒绝也不会影响你们的关系),还有一些不需要立即回复的邮件等等。这些内容你可以记录在工作便签的右边空白,这些工作可以放在一个工作周期的碎片时间处理,也可以留下来未来处理。

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大多数人面对中断,都会觉得自己的计划被打乱,进而回到“计划赶不上变化”的消极思想当中,认为工作计划没有用,最终放弃这种尝试。经验告诉我:大多数的工作还是在计划当中的,只是当我们面对计划中断,一时无法进入状态造成迷茫的感觉,或者陷入调整计划的苦恼中。在使用潮汐之后,这个障碍得以克服,我只要启动一个专注周期,就能有效帮助自己走出迷茫,就像上课铃。

四、    工作总结:我每天计划五分钟时间进行工作整理,将已完成的项目在工作笔记本上划掉,未完成的继续保留,并新增今天的工作项;

五、    关于工作笔记:工作笔记的形式很简单,只要简单时间为标题,接下来就是具体工作项,记录工作力求简洁,记录主要的内容和完成时间即可;工作项主要来自工作便签的右象限,所以你尽可能将没有办法立即完成的项目都写下来,包括一些需要回复的邮件。

借鉴《子弹笔记》的方法,我在笔记中增加了工作集子,例如某一次重要的会议,有许多安排和后续几次会议规划,还有某些专项的计划。集子就是在笔记本选择一部分扉页作为专门的记录,只针对这一项工作集中的记录,我推荐做一个标签纸作为检索。

六、    关于日历的应用:我曾经分不清楚日历与工作便签的角色,在日历上写满工作项,但又不能完全写下。如果在便签上写,对未来将有的会议安排等又不够直观。经过尝试,我发现日历可以帮我们标识一些规划内的工作,比如会议、出差、培训等,这些工作时间较为固化,是可预见的中断,而便签主要记录一些临时的短时间的计划。

七、    关于工作环境整理的心得:借鉴《断舍离》的思想,我们伸手可触到的范围,例如办公桌面、桌下的抽屉柜等,这些区域放置使用频率较高的东西,例如几乎每天、每周都必须要查阅的工具书、标准表、一些办公用品,这样随手就能拿到。抽屉柜里规划一些文件袋,用于盛放会议纪要、签字文件等,分类标识,按顺序归档。留一个区域放置私人物品,例如充电线、茶叶等,以便随手能拿出来使用,但是不至于在显眼的地方。其他一些偶尔用的资料、往年的文件、不常用的个人物品可以放在个人的柜子里,这种柜子一般不是随手就能拿到。

以上是经过我的学习、实践和改进之后总结的工作方法,像一锅杂烩,但很实用,你也可以看看我借鉴的那些方法,也可以结合我的实践,然后自己去尝试、使用、改进,你一定能得到自己的一套工作方法。

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心情日记

初一那年,我差点就自杀。

2020-4-19 15:20:48

心情日记

爱情

2020-4-20 0:13:22

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